1. Objeto

Dar cumplimiento y proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, según se establece en el Art.15 de la Constitución Política de Colombia.

Definir al interior del Laboratorio Químico Ganacampo, una serie de políticas, prácticas y procedimiento que den cumplimiento efectivo a las exigencias y disposiciones legales establecidas en el sistema jurídico Colombiano en relación con la protección de datos de carácter personal.

2. Generalidades

Mediante la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la normatividad subsiguiente se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales. Por medio de dicha regulación se desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

3. Alcance

Todos los colaboradores de Laboratorio Quimico Ganacampo., deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política.

Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de Datos Personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente adicione o modifique.

De igual manera, la presente política tendrá plena aplicación frente a las personas naturales o jurídicas (incluidos proveedores, contratistas y clientes) con las que El Laboratorio Quìmico Ganacampo tenga un vínculo contractual o comercial, y que requieran tener acceso a Datos Personales de los cuales es Responsable El Laboratorio Químico Ganacampo.. La divulgación de Datos Personales solo podrá ser realizada mientras medie un consentimiento o un contrato de transmisión o transferencia de datos con los Titulares.

Todas las disposiciones que la regulación colombiana establezca en relación con el manejo de información, bases de datos y habeas data se entenderán incorporadas a la presente política.

4. Ambito de aplicación

La presente política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de El Laboratorio Químico Ganacampo y que contengan información personal, que hayan sido conocidas por GANACAMPO en virtud de las relaciones comerciales que sostenga con sus clientes, colaboradores y las demás entidades y personas con quienes interactúe en ejercicio de su actividad comercial.

5. Definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; este puede ser:

• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Así mismo, los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Ley de Protección de datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
• Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, Tratamiento y circulación de Datos Personales.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de El Laboratorio Químico Gancampo, sus proveedores, clientes y contrapartes. Así mismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o Datos Personales contenidos en las bases de datos de Ganacampo
• Titular del dato: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto deTratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

6. Principios para el Tratamiento de datos personales

El laboratorio Químico Ganacamo en cumplimiento a los principios rectores que se exponen en el Artículo 4 del Título II de la ley 1581 del 2012, establecidos para la protección de datos personales, los que se aplicarán de manera integral y que a continuación se citan:

6.1 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

6.2 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

6.3 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

6.4 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.

6.5 Principio de acceso restringido: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

6.6 Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados según las disposiciones de ley.

6.7 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a guardar reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.

 6.9 Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las disposiciones contenidas en la ley que la desarrollen.

7. Tratamiento al que serán sometidos los Datos personales y finalidad del mismo

El Laboratorio Químico Ganacampo velará porque los datos personales sean tratados de manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:

• Crear bases de datos para los fines descritos en la presente política.
• Cada área de El Laboratorio Químico Gancampo es Responsable de codificar la información relacionada con los datos personales que administre ejemplo: información de Agricultores, información de asociaciones, información de contratistas, proveedores etc.

8. Derechos de los Titulares de los Datos

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe por disposiciones legales o por decisión de autoridad competente.

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento.

e.  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición El laboratorio Quimico Ganacampo.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

9. Deberes de El Laboratorio Químico Ganacampo como Responsable del Tratamiento

El Laboratorio Químico Ganacamo en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, tiene los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en cualquier medio, copia de la autorización otorgada por el Titular cuando esta sea requerida;

c. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos;

d. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que propendan por evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Velar para que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento y velar por su oportuna actualización;

g. Rectificar la información cuando esté incorrecta e informar este hecho al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado, en los casos que resulte aplicable;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento, el cumplimiento de condiciones mínimas de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares;

k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando algún Dato Personal se encuentre en discusión por parte del Titular;

l. Si el Titular lo requiere, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales debe informar sobre el uso que se le ha dado a sus datos;

m. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio la violación a códigos de seguridad o la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.

10. Tipos de Bases de Datos en El Laboratorio Químico Ganacampo

10.1 Base de Datos de clientes

Tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación del servicio o del producto adquirido por el Titular con El Laboratorio Químico Ganacampo., así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación comercial y toda la información pertinente dentro del desarrollo de los productos y servicios ofrecidos por El Laboratorio Químico Ganacampo.

10.2 Base de Datos de proveedores.

La base de datos de Proveedores tiene como objeto contar con información actualizada y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla.

10.3 Base de datos de Empleados.

La base de datos de empleados, busca tener actualizada la información de los empleados del laboratorio quimico ganacampo. Dicha información permite que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada y logra una mejor comunicación entre el laboratorioy sus colaboradores. 

11. Deberes en calidad del Responsable del Tratamiento de información

Se define como RESPONSABLE a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Son sus deberes:

• Garantizar a través de los canales establecidos, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada o por el Titular de datos personales.
• Informar acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Esta comunicación se hará a través de la autorización que suscriba el cliente o el Aviso de Privacidad de Datos.
•  Atender las solicitudes del Titular sobre el uso dado a sus datos personales y dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Dar trámite a las solicitudes de actualización, rectificación de datos personales cuando sea procedente.
• Contar con las medidas de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de datos personales, los cuales deben quedar de manifiesto en los manuales y demás documentos internos. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
• Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se hayan vulnerado los mecanismos de seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los Titulares.

12. Autorización

El laboratorio quimico ganacampo deberá obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales para lo cual, se dejará expresa constancia de ello, según sea el caso de clientes, proveedores o terceros.

Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

13. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del Titular de los datos personales

La autorización del Titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

• La Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

14. Transferencia y transmisión Internacional de Datos Personales

El Laboratorio Químico Ganacampo podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los Titulares siempre y cuando exista un consentimiento o medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al art 25 del Decreto 1377 de 2013

15. Legislación Vigente

1. a)  Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.
2. b)  Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la Información, las transferencias de Datos Personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.
3. c)  Decreto886de2014,quereglamentaparcialmentelaley1581de2012enlorelacionadocon el Registro Nacional de Bases de Datos.
4. d)  Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que consagra los derechos a la intimidad, buen nombre y a la protección de Datos Personales o hábeas data.

Cualquier otra disposición que modifique, reglamente, sustituya o derogue las normas anteriormente mencionadas.

16. Fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de Datos Personales

Una vez aprobada por el Laboratorio Químico Ganacampo la presente política entra en vigencia.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.